Process Discovery
Medienbrüche, Wartezeiten, wiederkehrende Handgriffe und fehleranfällige Übergaben sichtbar machen.
AOIT AI Solutions · Abläufe neu gestalten
KI-Prozessautomatisierung im Unternehmen
Wir modellieren den gesamten Informationsfluss vom Eingang über Prüfung, Entscheidung und Freigabe bis zur Dokumentation. Klassische Regeln übernehmen deterministische Schritte; KI unterstützt dort, wo Inhalte verstanden, klassifiziert oder formuliert werden müssen. Kritische Entscheidungen bleiben an klar definierten menschlichen Kontrollpunkten.
Ihr Ergebnis
Kürzere Durchlaufzeiten und weniger Routinearbeit – ohne Kontrollverlust oder undurchsichtige Entscheidungen.
Dokumentenprozesse
E-Mails und Dokumente erfassen, klassifizieren, Daten extrahieren und strukturiert weitergeben.
Systemintegration
Ticketsysteme, DMS, ERP, CRM, E-Mail und Fachanwendungen über sichere Schnittstellen verbinden.
Human in the Loop
Freigaben, Ausnahmen und Eskalationen so gestalten, dass Verantwortung nachvollziehbar bleibt.
Mögliche Anwendungsfälle
So wird das Thema im Alltag konkret
Die folgenden Beispielszenarien zeigen mögliche Einsätze, keine zugesagten Kundenergebnisse. Machbarkeit und Nutzen werden mit Ihren Systemen und freigegebenen Daten geprüft.
Eingangsrechnungen vorbereiten
- Ausgangslage
- Rechnungen treffen in unterschiedlichen Formaten per E-Mail ein.
- Möglicher Ablauf
- Dokumente werden klassifiziert, relevante Felder extrahiert und über freigegebene Schnittstellen mit Bestell- oder Stammdaten abgeglichen.
- Kontrolle
- Unklare Beträge, fehlende Zuordnungen und Abweichungen gehen zur manuellen Prüfung. Buchung und Zahlung benötigen die festgelegte Freigabe.
- Prüfbares Ergebnis
- Gemessen werden korrekt übernommene Felder, Nachbearbeitungsaufwand und Durchlaufzeit – nicht nur die Zahl verarbeiteter Dokumente.
Anfragen richtig zuordnen
- Ausgangslage
- Ein gemeinsames Postfach erhält Serviceanfragen, Bestellungen und allgemeine Nachrichten.
- Möglicher Ablauf
- Eine Klassifizierung schlägt Zuständigkeit und strukturierte Ticketdaten vor; Regeln verhindern doppelte Vorgänge.
- Kontrolle
- Niedrige Zuverlässigkeit, Beschwerden und Sonderfälle werden an Mitarbeitende eskaliert. Externe Antworten bleiben zunächst Entwürfe.
- Prüfbares Ergebnis
- Prüfbar sind Zuordnungsqualität, Wartezeit und Anteil der Fälle, die ohne Nacharbeit weiterbearbeitet werden können.
Projektablauf mit AOIT
Vom klaren Auftrag zum prüfbaren Ergebnis
Jeder Schritt liefert eine dokumentierte Grundlage für die nächste Entscheidung. Ein Pilot wird erst nach fachlicher und technischer Abnahme erweitert.
Ist-Prozess und Ausnahmen erfassen
Auslöser, Übergaben, Fachsysteme, Fallvolumen und Fehler werden dokumentiert. Ergebnis: ein Prozessbild einschließlich Sonderfällen und Verantwortlichen.
Regeln, KI und Freigaben trennen
Deterministische Aufgaben erhalten feste Regeln; KI wird nur für passende Inhaltsaufgaben eingesetzt. Ergebnis: ein Soll-Prozess mit Eingaben, Ausgabeformaten und Kontrollpunkten.
Mit repräsentativen Fällen erproben
Der Pilot verarbeitet freigegebene Testdaten, einschließlich fehlender Angaben und doppelter Vorgänge. Ergebnis: ein Vergleich von Qualität und Aufwand mit dem bisherigen Ablauf.
Schnittstellen und Betrieb absichern
Berechtigungen, Wiederholungslogik, Fehlerschlangen und Protokollierung werden eingerichtet. Ergebnis: ein übergebener Ablauf mit Überwachung, Rückfallweg und Supportzuständigkeit.